A
B
C
Ç
D
E
F
G
Ğ
H
I
İ
J
K
L
M
N
O
P
R
S
Ş
T
U
Ü
V
Y
Z
Q
W
X
+ Ekle
Protokol Kuralları

Protokol Kuralları

 

YÖNETİMDE PROTOKOL KURALLARI

 

İŞYERİNDE, HİTAP KURALLARI

 

·        Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

·        Yöneticiye daima saygılı hitap edilmelidir. (Örn:“Sayın Başkanım” ,“Sayın Valim”)

·        Akranlara  ve astlara adıyla (Örnek : Ali Bey, Ayşe Hanım) veya ünvanıyla (Örn: Müdür Bey) hitap edilmelidir.

·        Hiç kimseye “ağabey”, “amca”, “teyze”, “yenge” vb. şeklinde hitap etmeyiniz. İsmini bilmediğiniz kişilere “hanımefendi”, “beyefendi” veya “siz” şeklinde hitaplar kullanınız.

·        Resmi konuşma yaparken; Kesinlikle “ben” denmemelidir. Bunun yerine “biz”, “müdürlüğümüz”, “kurumumuz” gibi uygun bir kelime kullanılmalıdır.

·        Konuşma içerisinde bir fikir veya projeden bahsedilmesi söz konusu olduğunda, bulunulan ortamdaki üst’ e bakarak ve “ uygun görüşünüz halinde ”, “izniniz olursa” diyerek söze başlamalısınız.

 

İŞYERİNDE KARŞILAMA, OTURUŞ  VE UĞURLAMA KURALLARI

 

·        Yöneticinizin makamına girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin, girdiğinizde, saygılı bir hitapla selamlayınız.

·        Gömlek cebinde sigara paketi, cep telefonu, vb. taşınmamalıdır.

·        Her ne amaçla olursa olsun, makam odasına girerken yanınızda bir not defteri ve kalem olmalıdır. Cep Telefonu “sessiz” konumuna getirilmelidir.

·        Üstünüz oturmanızı istemedikçe, böyle bir girişimde bulunmayınız.Oturmanız söz konusu olduğunda, bacak bacak üstüne atmamaya, gayriciddi oturma poziyonunda olmamaya dikkat etmelisiniz.

·         Yönetici “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, ast, önceden elini uzatmamalıdır.

·        Otururken, yönetici ayağa kalktığında, astında ayağa kalkması uygun olur.

·        Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “Memnun oldum”, “teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, odadan ayrılmanız gerektiğini anlamalısınız.

·        Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girildiğinde, seviye ve kıdeme göre sıralanarak oturulur.Bu noktada kural; En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

·        Yönetici ile  ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden iletişim kurulmalıdır.Uygun zaman için bilgi ve randevu alınmalıdır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üst’ün soluna geçilmelidir.Öne geçilmemeli ancak astın arkasında da kalınmamalıdır. Protokolde üst, daima sağdadır.

·        Üst yöneticiyi, odanızın kapısında değil, binanızın kapısında karşılayıp uğurlamalısınız.Eş kıdamlileri dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayabilirisiniz.

·        Odanıza gelenleri ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp, uğurlamak gerekir.

·        Tokalaşmada “önce el uzatma hakkı” üst olana aittir. Tokalaşma esnasınsa el çok gevşek veya çok sıkı tutulmamalıdır. Unutmayınız ki, tokalaşmak iletişimde ilk izlenimi sağlayan önemli bir eylemdir. Tokalaşırken karşınızdakinin gözlerine saygılı ve memnun bir ifade ile bakılmalıdır.  

·        Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturulmaması gerekir. Misafir koltuğuna geçip amirin karşısında oturmak uygundur.Kurumunuzun veya bulunduğunuz kentin baş yöneticisi geldiğinde makam koltuğunuza buyur etmeniz gerekir.

·        Üstünüzün odasına giridğinizde kapıyı kapatıp, kısa bir süre yerinizde durmalı ve üstünüzün sizi farketmesi sağlanmalıdır. Davet etmedikçe üstünüzün masasına 45 cm’ den fazla yaklaşmadan, durulmalıdır. Çok yüksek sesle konuşulmamalıdır.

·        Üstünüzün yanındayken telefonu çalar ise dışarıçıkabilir, görüşmesi bittikten sonra dönebilirsiniz. Buna gerek olmadığı izlenimini veriyor ise, bulunduğunuz yerde elinizdeki evrak veya not defteri ile ilgilenmeniz doğru olur.

·        İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

·        Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça: Telefonla görüşmeyin, Evrak imzalamayın, Başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

·        Tebrikatta , tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.

·        Protokolda ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

·        Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur. Tanıştırmada; Küçüğü büyüğe,
 Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edilir.

·        Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.

·        Protokolde daima; Küçük büyüğe, Kadın erkeğe, Ast üste selam verir. Akranlarınıza da önce siz selam verin. Astlarınızın selamlarını da mutlaka alınız.

·        Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.
Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.

·        Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır.Kadın elini uzattığında erkek ona elini uzatmalıdır. Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.

·        Protokolda ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

·        Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidilmelidir.

·        Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirlemek gerekir.

·        Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.

KÜÇÜK BİR TAVSİYE : Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin.
Sembol olarak yuvarlak masanın “eşitlik” demek olduğunu unutmayın.

 

İŞYERİNDE, TELEFON GÖRÜŞMELERİ İÇİN PROTOKOL KURALLARI

 

·        Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla ve kurumunuzun adıyla söze başlayın.

·        Görüşme sonunda,Telefonla arayan, aranandan önce telefonu kapatmalıdır.

·        Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın.

·        Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.

·        Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir.

·        Telefonla konuşurken önünüzdeki kağıt veya masa takvimine herhangi bir şekil, yazı,vb. yazmamalısınız. O anda yanınızda bulunan kişiler tarafından hoş karşılanmaz.

·        Aynı anda birden fazla telefonla konuşmamaya özen göstermelisiniz.

·        Telefonda görüşürken tebessüm ederek konuşunuz. Zira, bu yöntemle vermek istediğiniz mesajlar konuşurken ses tonunuza ve vurgularınıza yansıyacaktır.

·        Telefonda sekreter aktarmaları ve diğer boşluklarda bir başkası ile konuşmamalısınız.

·        Özellikle telefon görüşmelerinde uygun kelimelerle düzgün cümleler kullanılmalıdır. Anlaşılamayacak kadar hızlı veya zaman çalacak kadar yavaş konuşulmamalıdır.

·        Çalışma saatleri içerisinde gazete, roman, dergi okunmamalıdır. Bulmaca çözülmemelidir.

 

RESMİ ARAÇLARDA PROTOKOL KURALLARI

 

·        Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur.
Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakmalı  ve soluna geçmelisiniz.

·        Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de, üstünüz veya akranınızın kendisi ise , ön koltuğa oturmalısınız.

·        Park halinde, Üst yönetici aracın sağ arka tarafında otururken herhangi bir şey söylemek için, kapıyı açmamalı, üstün sizi görebileceği bir noktada çağrısını beklemelisiniz. Pencereye yaklaşma mesafesinin en fazla 20 cm. olması gerektiği de unutulmamalıdır.

·        Üstünüzle makam aracında yolculuk yapıyorsanız, yiyecek, kuruyemiş, sakız,vb. hayatınızdan çıkmalıdır. Cep telefonunuz en az ses seviyesinde olmalıdır. Üstünüz konuşma açmadıkça sessiz kalınması uygundur.

·        Makam aracına üstünüz binip kapısını kapatmadan, siz araca binmemelisiniz.

·        Yolculuk içerisinde makam şoförü ile gerekmedikçe, siz diyalog kurmamalısınız.

 

İŞ YERİNDE SOSYAL İLİŞKİLER İÇİN ÖNEMLİ NOTLAR

 

·        Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.

·        Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.

·        İşyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle iyi tanışmadan, onlarla özel ilişkilere girişmeyin.

·        Dedikodu yapmayan, yapılan yerde bulunmayın.

·        Merdivenlerde inip çıkarken erkekler, bayan mesai arkadaşlarının önünden gitmelidirler.

·        Asansörden ilk önce, kapıya en yakın kişi çıkmalıdır.

·        Kurumlarda, özellikle halkla ilişkiler servislerinde oda kapıları açık pozisyonda tutulmalıdır. 

·        Kurumlarda tüm personel yasa ve yönetmeliklerde belirtilen kurallara uymalıdır.